Früh informiert

Automatische Benachrichtigung bei Störungen und Wartungsarbeiten

Störungen und Wartungsarbeiten in der IT können den Arbeitsfluss vieler Anwender unterbrechen und so für große Verärgerung sorgen. Nahezu jeder kennt das Problem: Das E-Mail-System funktioniert nicht oder das Internet ist nicht erreichbar. Aber wo steckt der Fehler?

Liegt eine zentrale Störung vor oder muss man das Problem auf dem eigenen PC suchen? Hat der Kollege dasselbe Problem, wird der IT-Support kontaktiert – vermutlich zeitgleich mit vielen weiteren Kollegen. Der Anwender hängt in der Warteschleife; die Anzahl der Tickets erhöht sich schlagartig.

Smart Link Funktion - Alerting

Nutzen von Smart Alert

Für den Anwender
  • Keine Unterbrechung des Arbeitsflusses durch proaktive Information über Wartungsarbeiten
  • Höhere Effizienz, da keine Wartezeit in der Support-Hotline
  • Höhere Erreichbarkeit der IT bei komplexen Anfragen
  • Weniger Informationsflut durch gezielte Benachrichtigung der betroffenen Nutzer
  • Kein Wechsel in andere Systeme nötig, da Information durch Pop-up angezeigt wird
Für die IT
  • Schnelle Reaktionsmöglichkeit bei hoch-aktuellen Themen, wie Störungsmeldungen
  • Entlastung durch Reduzierung der Anzahl     der Anrufe
  • Vermeidung von Anrufen zu Standard-Nachfragen
  • Mehr Zeit für anspruchsvolle Anfragen bzw. zur Lösung der Störung
  • Bessere Reputation der IT durch zufriedenere Anwender

Proaktive Information an alle betroffenen Nutzer

Die Alerting-Funktion von Smart Link, ermöglicht der IT alle betroffenen Personen einer Störung direkt zu informieren. Dabei kann der Kreis der Nutzer, die benachrichtigt werden sollen, genau eingegrenzt werden. So können spezifische Kriterien ausgewählt werden, wer genau benachrichtigt werden soll:

  • nach Standort
  • nach Organisationseinheit
  • nach IP-Adressbereich
  • nach Clienteigenschaft (z.B. laufende Prozesse)

Alerts lassen sich außerdem zeitlich einschränken und nur in einem definierten Zeitraum anzeigen. 

 

Dringende Nachrichten als Pop-up-Meldung

Als Administrator/Redakteur können Sie außerdem entscheiden, ob eine Nachricht lediglich als Information in Smart Link unter „Aktuelles“ angezeigt wird, oder ob diese direkt als Pop-up-Meldung auf den Bildschirmen aller betroffenen Anwender eingeblendet wird, abhängig von der Dringlichkeit der Information. So wird die Information sofort sichtbar, ohne dass die aktuelle Anwendung geschlossen werden muss.


Infografik IT Self-Service – Wie gut informiert die IT ihre Anwender?

Zentrale IT-Störungen lassen sich nicht komplett verhindern. Die Situation kann aber sowohl für den Anwender als auch den IT-Support entspannter gestaltet werden, wenn die IT bei Bekanntwerden einer neuen Störung oder bei Wartungsarbeiten ihre Anwender proaktiv informiert. In welchem Umfang dies heute praktiziert wird und mit welchem Erfolg, haben wir übersichtlich in einer Infografik zusammengefasst.

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